Todos sabemos que a Certificação ISO 9001 traz inúmeras vantagens para as empresas, sendo um grande diferencial de mercado e de otimização interna.

Com ela, conseguimos, por exemplo, acessar novos mercados, aumentar a eficiência operacional e reduzir os custos, bem como a alcançar a melhoria dos produtos ou serviços. Isso tudo, é claro, se traduz na mais importante das vantagens: um aumento significativo na satisfação das partes interessadas, sobretudo do cliente🤝

Porém, também sabemos que existem muitos desafios para implementar a norma e garantir essas vantagens. Por ser necessária uma significativa mudança na cultura da empresa, precisamos também do engajamento de todos os colaboradores, sobretudo da Alta Direção. Também será necessário garantir uma integração com os processos já existentes, bem como garantir que a documentação seja suficiente, útil e fluida. Isso tudo, é claro, sem contar com as temidas auditorias 🔎

Facilitando a Certificação ISO 9001: dois aspectos fundamentais

Por isso, no artigo de hoje, vamos falar um pouco sobre como simplificar o processo de implantação. Primeiro, vale ressaltar que investir em conhecimento vai ajudar muito. Quanto mais você souber sobre Qualidade e sobre na norma, mais fácil irá conseguir trabalhar o sistema.

Essa não é apenas uma questão de criar o que for necessário, mas de conseguir adaptar e montar processos que realmente são úteis para empresa, e não para a certificação em si. Quando a empresa não entende isso, a burocracia começa a pesar nos processos.

Em segundo lugar, que é nosso foco de hoje, o que mais vai te ajudar a simplificar as coisas é utilizar o Software de Gestão da Qualidade 8Quali 🤖

Vejamos agora como o sistema facilita o processo na totalidade. Vamos lá?

Automatização de processos e estruturas prontas

É preciso entender que a qualidade possui processos complexos e integrados à operação das atividades da sua empresa. Assim, durante a implantação, você precisará garantir que tudo funcione da maneira certa no tempo certo.

Para processos novos, cujo funcionamento talvez você não conheça tão bem, com o software você poderá contar com um fluxo pronto, que vai não só direcionar as coisas como também manter tudo funcionando ♻️

Na gestão de riscos, por exemplo, ao integrar um software você contará com as ferramentas necessárias e um processo que pode ser seguido de maneira mais simples. Isso pode facilitar a sua vida e, com certeza, facilitará a dos seus colaboradores.

Vamos a mais um exemplo: na gestão de não conformidades, por exemplo, ao invés de ter de se organizar e “criar” uma sequência de ações que farão a tratativa, tudo que o colaborador terá de fazer é seguir as telas (e estrutura pré-estabelecidas) do 8Quali. Isso garante um processo padronizado e facilita a tratativa por parte dos colaboradores.

Centralização da documentação: rastreabilidade e visibilidade

A Certificação ISO 9001 requer uma ampla gama de documentos e registros, e quando pensamos nesse aspecto podemos resumi-los a duas necessidades básicas.

A primeira delas é conseguir acessar e visualizar os documentos sempre que preciso. Seja para uso no dia a dia, para consulta e organização, ou no momento da temida auditoria. Quanto mais numerosos e dispersos forem os arquivos dos documentos, mais complexo será garantir uma boa visualização da documentação.

Já a segunda corresponde à rastreabilidade. Muitas vezes, durante uma auditoria ou análise dos processos, precisamos perseguir uma informação até a fonte. Assim, é preciso que tudo seja rastreável, ou seja, que possamos rastrear a documentação desde sua criação até o momento de seu uso.

Em ambos os casos, o Software de Gestão da Qualidade 8Quali serve como um arquivo central e online para todos os documentos relacionados ao sistema de gestão da qualidade (SGQ), o que facilita não só a visualização e rastreabilidade, como a manutenção dos processos e até mesmo a atualização dos documentos. E falando em atualização, vamos a outro ponto fundamental: os alertas 📢

Relatórios, notificações automáticas e engajamento

Não só para a Certificação ISO 9001, mas para o alcance de bons resultados, garantir o cumprimento de prazos é essencial. Na qualidade, esses prazos serão dos mais diversos e variados: planos de ação, tratativas de não conformidades, ações relacionadas a riscos, revisão de documentos, entre muitos outros.

Todos esses prazos estarão dispersos por toda a empresa, tendo como responsáveis colaboradores de todas as áreas, cargos e funções. E garantir que tudo isso esteja em dia é uma tarefa muito complexa, e sem o 8Quali será praticamente impossível controlar tudo 🤯

Com o 8Quali você conta com uma série de alertas automáticos que lembram as pessoas de executar o que for necessário. Isso reduz drasticamente o fator “esquecimento” e integra as ações sem a necessidade de você ficar cobrando as pessoas.

Além disso, o 8Quali fornece relatórios completos com tudo que você precisa controlar. Com poucos cliques, você tem um panorama do funcionamento do sistema e das ações a serem executadas. Isso garante engajamento com os alertas e avisos e te ajuda a controlar problemas pontuais e prazos não cumpridos.

Preparação para auditorias nunca mais será necessária

O ponto mais crítico de todo processo de Certificação ISO 9001 é certamente as auditorias. Nelas, um organismo externo vem até sua empresa, avalia seus processos e avalia a conformidade deles com a norma. Por esse motivo, as auditorias costumam gerar ansiedade nas pessoas.

Muitas vezes as empresas passam semanas “se preparando para a auditoria”. Elas avaliam e centralizam documentos, revisam prazos de planos de ação, avaliam se está tudo em dia e/ou se nada está atrasado. Muitas vezes também a empresa recebe não conformidades apenas por não conseguir encontrar certos documentos ou demonstrar determinas tratativas. Por isso, perde-se tanto tempo “se preparando”.

Quando a empresa conta com o Software de Gestão da Qualidade 8Quali, tudo que será necessário na auditoria já está à mão. O software já dispõe de todas as informações e todos os prazos de tratativa ou dos planos de ação estão organizados e facilmente acessíveis. Assim, além de a possibilidade de tudo estar em dia ser muito mais alta, encontrar as informações não vai levar mais que alguns minutos (talvez segundos).

Uma ferramenta para ir muito além da Certificação ISO 9001

As vantagens que a Certificação ISO 9001 pode proporcionar são simplesmente infinitas, mas no geral ela ajuda as organizações a se tornarem mais eficientes, competitivas e resilientes. Isso em um mercado cada vez mais exigente. Porém, isso só acontecerá se conseguirmos superar as dificuldades da implementação e criar sistemas fortes e robustos.

Para superar os desafios do projeto de implantação é preciso muito comprometimento, um planejamento cuidadoso e o envolvimento de todos da empresa. Além disso, fazer a gestão das tarefas de implementação e da rotina do dia a dia poderá ser complexo. Por isso é fundamental contar com o Software 8Quali.

Afinal, conquistar a certificação inicial é importante, mas manter a certificação no longo prazo é muito mais. Bem como, o software não serve para você se certificar, isso é consequência, ele é uma ferramenta para sua empresa superar desafios e alcançar objetivos!

Automatize seu Sistema de Gestão da Qualidade com o 8Quali! Fale com um especialista agora mesmo clicando no botão abaixo e descubra como revolucionar sua gestão.