Antes da implantação do Sistema de Gestão de Qualidade em uma empresa, é importante que os líderes compartilhem as informações com os colaboradores e não cometam falhas na comunicação inicial.

A Alta Direção deve conhecer, participar e incentivar a Qualidade em todos os setores para que se estabeleça a cultura da qualidade dentro da empresa. Ela deve ser encarada como parte da estratégia da organização e refletir-se em atitudes do dia a dia.

Uma das falhas na comunicação mais comuns é quando não há troca de informações entre líderes, gestores e colaboradores logo ao início da implantação do Sistema de Gestão da Qualidade, o que resulta em menos compreensão e comprometimento em toda a equipe.

Os colaboradores precisam enxergar esse empenho por parte dos líderes, sentindo que eles também apoiam e praticam a Qualidade na empresa e buscam pela melhoria contínua dos processos.

Além disso, atitudes da direção que não incentivam o Sistema de Gestão da Qualidade na empresa resultam em mais gastos de tempo e dinheiro. Leia mais em O mau uso da Certificação de Qualidade nas empresas.

A importância de uma Gestão da Qualidade eficiente

Para atender às crescentes demandas dos clientes e aprimorar os processos internos, cada vez mais empresas estão adotando ferramentas de gestão interna, como o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). Esse sistema é projetado para garantir que os produtos ou serviços atendam aos padrões de qualidade esperados pelos clientes, ao mesmo tempo em que otimiza os processos operacionais da empresa.

A implementação eficaz das melhores práticas de Gestão da Qualidade pode proporcionar uma série de benefícios tangíveis e intangíveis. Além de uma comunicação interna aprimorada e maior produtividade, a satisfação dos clientes também tende a aumentar. Isso resulta em uma reputação positiva da marca e, consequentemente, em maior fidelização e aquisição de clientes.

Além disso, um SGQ bem estruturado pode ajudar a empresa a identificar e corrigir problemas de forma proativa, reduzindo o número de retrabalhos e desperdícios. Isso leva a uma melhoria contínua dos processos, permitindo que a empresa se adapte rapidamente às mudanças do mercado e mantenha sua competitividade.

Para garantir uma implantação eficiente do SGQ, muitas organizações estão recorrendo à tecnologia para automatizar processos. Com o auxílio de softwares especializados, é possível monitorar e analisar dados em tempo real, identificar áreas de melhoria e tomar decisões mais embasadas.

 A Gestão da Qualidade com o software 8Quali

 O 8Quali é um software para gestão que abrange as principais necessidades encontradas na Gestão da Qualidade nas empresas. O software possui as ferramentas necessárias para otimizar os processos e trazer mais resultados com menos esforço. Conheça agora algumas funções dos principais módulos:

Documentos

• Defina os responsáveis e prazos para elaboração, revisão e aprovação;
• Estabeleça as permissões de visualizações por usuários para cada documento;
• Utilize a tarja automática de cópias controladas e fique tranquilo durante as auditorias;
• Lista mestra atualizada automaticamente, com todos os dados exigidos pela auditoria externa;
• Receba lembretes por e-mail sobre prazos de revisões e liberações de documentos.

Indicadores

• Integração com os demais softwares utilizados pela sua empresa (ERP, CRM, entre outros);
• Indicadores do próprio software 8Quali (reclamações, não conformidades, auditorias, etc);
• Gráfico de Pareto para você analisar seu processo, além de vários outros para as apresentações estratégicas;
• Compare automaticamente resultados de anos anteriores, tudo no mesmo gráfico;
• Exporte os gráficos e tabelas de dados para utilizar em apresentações ou enviar diretamente por e-mail.

Não Conformidades

• Defina responsáveis e prazos para análise de causa raiz, plano de ação e avaliação de eficácia;
• Utilize as principais ferramentas da qualidade diretamente no software (Ishikawa, Brainstorm, 5W2H);
• Agrupe ocorrências semelhantes em uma mesma RNC (não conformidades de produto);
• Notificação por e-mail para cobrança de prazos do responsável de cada etapa;
• Registre, solucione e abra RNC/planos de ação para os atendimentos ao cliente (reclamações).

Auditorias

• Personalize seus checklists de acordo com suas normas e programas internos;
• Realize as auditorias via web e/ou app (computador, smartphone, demais dispositivos móveis);
• Abra Não Conformidade/Plano de Ação para ocorrências detectadas;
• Cadastro ilimitado de auditores e checklists de auditoria;
• Geração de pendências e notificações automáticas por e-mail para os auditores.

Fornecedores

• Personalize os critérios de aceitação para as inspeções e avaliações de matéria-prima/insumos/serviços;
• Assegure a continuidade de seus processos com o controle de estoque de matéria-prima/insumos;
• Resultados das inspeções em tempo real e disponíveis para consulta (de acordo com a permissão do usuário);
• Histórico permanente das inspeções e avaliações, auxiliando para as futuras aquisições;
• Possibilidade de abrir Não Conformidade/Plano de Ação para o fornecedor, com notificações automáticas.

Gestão de Riscos

• Defina responsáveis para descrever o plano de mitigação, contingência e aprovação;
• Cadastre as informações fundamentais do risco e descreva a mitigação/contingência;
• Classifique a probabilidade e impacto do risco e obtenha a sua classificação;
• Vincule documentos cadastrados no software para a etapa de mitigação do risco;
• Vincule as ocorrências de não conformidades na matriz de risco, para facilitar a reavaliação dos riscos.

Competências

• Upload de todos os documentos do colaborador, facilitando o acesso às evidências no momento da auditoria;
• Opção de treinamento presencial ou on-line, com opção de questionário (prova) ao participante;
• Planos de treinamento baseados no cargo, evitando o esquecimento de treinamentos;
• Agendamento e execução das avaliações (período de experiência e periódicas) 100% on-line;
• Matriz de competência gerada automaticamente, com todo o histórico do colaborador.

Reuniões

• Disponibilize aos participantes os materiais a serem usados, antes da reunião acontecer;
• Solicite a confirmação de presença, com atualização automaticamente dentro da ata;
• Possibilidade de inserir participantes extras e/ou externos no momento da reunião;
• Registre/solucione planos de ação para ideias definidas no momento da auditoria, com acompanhamento da conclusão.

Para saber mais sobre o software e solicitar uma demonstração, fale com um de nossos especialistas!

SOLICITE UMA DEMONSTRAÇÃO

Gostou desse post? Então curta nossa página e compartilhe com seus colegas da qualidade!!

Deixe também seu comentário sobre o que achou do texto, dúvida e/ou sugestões para outros post´s, pois assim você estará nos ajudando a te ajudar  😀